Hace unas semanas en el AUCLM tuvimos que hacer frente a una recogida extraordinaria de documentación que se encontraba instalada en un almacén lleno de polvo. Los que os hayáis enfrentado a una recogida de este tipo, ya sabéis lo que supone la preparación de la documentación, la supervisión del traslado y la limpieza y preclasificación de la documentación, antes de someterla a la organización e instalación definitivas.
Los archiveros realizamos todo este proceso equipados con guantes, mascarillas y nuestras batas blancas para protegernos del polvo y la suciedad acumulados en la documentación. Los guantes y mascarillas son desechables, pero, al finalizar las tareas, siempre toca el lavado y planchado de la bata para tenerla lista, blanca e impoluta, para la siguiente recogida. Al igual que médicos o químicos, podemos considerar la bata blanca como un rasgo distintivo de los archiveros; de hecho, una de las primeras cosas que hice cuando firmé mi primer contrato como archivera fue recoger la bata blanca que, desde entonces, consideré compañera inseparable en el desarrollo de las funciones propias del archivero, independientemente del puesto o nivel ocupado.
Tras esta última recogida, me encontraba planchando mi bata (he de confesar que la plancha es una tarea que me gusta) y pensando en las tareas realizadas, el trabajo por desempeñar y los cambios experimentados en la profesión en los años transcurridos desde que recogí mi primera bata, cuando me surgió una reflexión: con la administración electrónica, los documentos y el archivo electrónico, las tareas que el archivero realizará serán las mismas, todo el proceso documental será el mismo, pero las recogidas y transferencias de documentación ya no implicarán el traslado físico de la documentación, el polvo desaparecerá de los archivos y el archivero ya no necesitará la bata blanca para protegerse de él, por tanto ¿habrá que considerar al archivero con bata una especie en extinción?.
Últimamente se habla mucho del “almacenamiento en la nube” (cloud computing). Se trata de un servicio que ofrece al usuario la posibilidad de alojar la información que normalmente almacena en su PC, Tableta o Smartphone en unos servidores que gestiona y mantiene la empresa que presta el servicio. Así, el usuario puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar (siempre que haya conexión a internet), compartirlos con otros usuarios y trabajar con ellos, no teniendo por qué tenerlos guardados en las memorias de sus dispositivos. Este servicio tiene diferentes nombres según la empresa que lo oferta (Google Drive, Dropbox, OpenDrive, SkyDrive etc.), proporcionándolo también nuestra propia universidad que pone a disposición de sus empleados y alumnos un sitio personal de almacenamiento de documentos relacionados con su actividad en la universidad (OneDrive Pro).
Si nos paramos brevemente a pensar acerca de algunas ventajas y algunos más inconvenientes de la “nube” y traemos a colación a Santa Teresa de Jesús en un año tan señalado como éste y en particular esos extraordinarios versos del poema “Nada te turbe”[i] (que creo que no dejan indiferente a nadie con independencia de sus creencias), podemos convertir a la nube e internet en una especie de metáfora de la divinidad e ir así enlazando dichas ventajas e inconvenientes con los versos del poema:
Privacidad: el usuario no tiene pleno control sobre la información que tiene almacenada en la nube ni sabe quién accede a ella. Este problema se incrementa cuando lo que se almacena son “datos sensibles”. Pero…
Nada te turbe,
Nada te espante,
Seguridad: ¿Dónde están los servidores donde se aloja la información almacenada en la nube?, ¿Qué riesgos corren?, si hay problemas ¿qué ley ampara al usuario de la nube?. Pero..
Todo se pasa,
Dios no se muda.
Acceso: posibilidad de acceder a la nube desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, si bien esta ventaja se puede tornar en inconveniente en tanto que se necesita internet para llevar a cabo dicho acceso. Pero…
La paciencia
Todo lo alcanza;
Escalabilidad: el usuario no necesita que sus dispositivos tengan una gran capacidad de memoria, el proveedor del servicio se ocupará de satisfacer de forma inmediata la eventual necesidad por parte del usuario de incrementar la capacidad de almacenamiento en la nube. Sin embargo, a largo plazo, puede surgir el inconveniente de que el incremento exponencial de usuarios de la nube genere un colapso de servidores. Pero…
Quien a Dios tiene
Nada le falta:
Sólo Dios basta.
En un tono ya menos místico, conviene señalar, como ya lo hizo mi compañera Luisa María en el post del mes pasado, que nuestra profesión está evolucionando enormemente con la administración electrónica y el archivo electrónico imponiéndose poco a poco. Por tanto, si el futuro que nos espera nos va a situar cerca de las “nubes”, quizá tendremos que plantearnos abandonar definitivamente la bata blanca en pos de un bonito uniforme de azafata.
En el Archivo Universitario, recibimos los expedientes procedentes de las distintas unidades administrativas de la Universidad. Las funciones del Archivo Universitario a realizar con la documentación, son las de recoger, organizar, custodiar y conservar.
Una vez tenemos la documentación en el archivo, la sometemos en primer lugar a una preclasificación, limpieza, organización, descripción y por último la instalación definitiva en el depósito del Archivo Universitario.
La gente puede pensar que el trabajo de archivo es un trabajo sedentario, aburrido…pero no es el caso, prácticamente a diario tenemos varias solicitudes de préstamo de documentación, que nos hacen llegar las distintas unidades administrativas de la UCLM, estos préstamos de documentación en ocasiones tiene un volumen importante, es entonces cuando, el cuerpo de Archiveras de la UCLM se calza sus zapatilla y sus mallas y se prepara para hacer Fitness en el depósito de documentación y ¡¡a sudar la camiseta!!
Son bastantes y variados los ejercicios que se realizan con ésta tarea, lo primero que haremos será formar una cadena humana de tal manera que quede unida la estantería que contiene las cajas de instalación definitiva con el carrito que transportará la documentación hasta el despacho de proceso técnico del Archivo Universitario, donde se preparará la documentación para el préstamos. Después las archiveras más bajitas comenzamos haciendo STEP, puesto que tendremos que subir a una escalera para alcanzar las cajas más altas colocadas en la estantería, ejercitando de esta manera piernas y glúteos. Mientras el resto de los compañeras esperarán en posición de seguridad para mover cargas denominada IMPRINT, cogemos caja y pasamos caja, así hacemos PESAS ejercitando bíceps, tríceps y deltoides, algo muy necesario para que la gravedad no cumpla con su objetivo con ciertas partes de nuestro cuerpo. Como en todas partes, siempre hay algún compañero que ha hecho algún curso sobre riesgos laborales, y dice que el ejercicio del giro de cintura no es recomendable porque nuestra espalda sufre, entonces nos enseña pasos de AEROBIC… pie derecho delante, flexión de rodillas, extendemos brazos para coger la caja y giramos ligeramente la cintura y doble paso…, todas llevamos el mismo ritual, aunque algún comentario se escucha sobre el beneficio del movimiento censurado de giro estático de cintura para quemar los michelines alojados en la cintura. La tarea progresa adecuadamente hasta que llegamos a la parte baja de la estantería, entonces manos a las caderas, rodillas flexionadas y el primero de la cadena hace SENTADILLAS, con precaución y cuidando las rodillas.
Una vez hemos terminado de localizar la documentación solicitada, la cargamos en el carro y hacemos una ruta de SENDERISMO hasta el despacho de proceso técnico, donde prepararemos la documentación para ser prestada a las unidades que nos la solicitan.
Como podéis ver el Cuerpo de Archiveras de la UCLM está en plena forma y nos ahorramos el dinero del gimnasio, aunque a veces nos pasamos con tanto Fitness y ese dinero ahorrado nos lo gastamos en el Fisioterapeuta.
Con la implantación de la Administración electrónica, ¿podremos seguir estando tan en forma como hasta ahora, o nuestro trabajo será tan sedentario que tendremos que volver a las salas de los gimnasios?
