Almacenamiento e intercambio de ficheros

Almacenamiento de información en la UCLM

El volumen de la información que se comparte y gestiona tanto en el ámbito de docencia, investigación y gestión universitaria crece de manera exponencial. Este contexto hace imprescindible un servicio que aporte una tecnología de almacenamiento de información seguro y sostenible para toda la comunidad universitaria. El servicio de almacenamiento e intercambio de ficheros engloba herramientas para la gestión de información, aportando soluciones tecnológicas sencillas y seguras tanto en el tratamiento de la información como en su transferencia, intercambio y almacenaje

Condiciones Generales

Usuarios del servicio

Se consideran usuarios de este servicio tanto el personal docente, el personal de administración y servicio y los estudiantes de la UCLM, a quienes el servicio permitirá:

  • Disponer de un espacio en la nube y de herramientas para realizar un sencilla gestión de la información. 
  • Almacenar y compartir de manera segura la información con otros usuarios de la UCLM.
  • Disponer de su información desde cualquier dispositivo con independencia de su ubicación física.
  • Proteger sus datos ante una situación de sustracción o pérdida de dispositivo.
  • Compartir ficheros de gran tamaño con usuarios dentro y fuera de la UCLM.

Condiciones específicas

Herramientas

Este servicio incorpora herramientas de gestión de ficheros para su utilización por parte de todos los colectivos de la UCLM.

  • Micosoft OneDrive pone a disposición de los usuarios UCLM un sitio personal de almacenamiento de documentos. Dicha herramienta permite además compartir información con otros usuarios. 
  • FileSender es un servicio albergado en RedIRIS que permite el intercambio de ficheros de gran tamaño vía web. 

Acceso al Servicio

En la ficha descriptiva de cada herramienta se indicarán las diferentes formas de acceso de cada una.

Autorizaciones

No es necesario ninguna autorización explícita para el uso del servicio en la condiciones descritas. 

Herramientas

 Icono FileSender          

FileSender es una herramienta que facilita RedIRIS a la UCLM. Proporciona, vía Web, el intercambio de ficheros de gran tamaño. Posibilita también invitar a usuarios para el envío de archivos que mediante correo electrónico no estuviera permitido por su volumen. 

 

Disponibilidad

La UCLM está integrada en le servicio de federación de identidades de RedIRIS, SIR, por tanto todo el personal docente e investigador, personal de administración y servicios,  y estudiantes de la UCLM tienen acceso a  la herramienta FileSender:

  • Puede acceder a esta herramienta desde este enlace.
  • La herramienta permite la transferencia de ficheros de hasta 100 Gb.
  • Los ficheros compartidos como máximo se mantendrán 30 días. 
  • Se puede disponer de informes de transferencia, con auditoria de las trazas. 
  • Posibilita el envío de un máximo de 100 direcciones de destinatarios. Los destinatarios recibirán un correo electrónico para descargarse el archivo.
  • Permite establecer caducidad a los archivos enviados de un máximo de 30 días. 
  • Es posible invitar a usuarios externos a la UCLM y RedIRIS. Estas personas invitadas podrían tener acceso a la herramienta y enviarnos un archivo. 
  • La confidencialidad de la información está garantizada por RedIRIS. 

 

Recursos formativos

¿Cómo se usa FileSender?

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    

Microsoft OneDrive  es una herramienta de alojamiento y protección de ficheros. Permite disponer de todos los archivos almacenados en cualquier momento y con cualquier dispositivo, ofreciendo además la posibilidad de mantener un sistema de versiones de archivos y la utilidad de compartir y trabajar en línea con otros usuarios. Microsoft OneDrive proporciona un mecanismo seguro y ágil para almacenar, asegurar y compartir información.  

 

Disponibilidad

Microsoft OneDrive es una aplicación multiplataforma que está disponible para sistemas operativos Windows, MAC además de poder ser utilizada en dispositivos móviles basados en Android e iOS.  Para sistemas operativos basados en Linux no existe un cliente oficial, pero es posible utilizar el servicio mediante navegador y realizar la sincronización de archivos con el almacenamiento en la nube de OneDreive mediante otras soluciones de código abierto.

 

Instalación UCLM

 La instalación de OneDrive en la UCLM:

  • Tanto el personal docente, el  de administración y servicios y los estudiantes dispondrán de la aplicación en el portal de office de la UCLM, o desde la página de Microsoft directamente.
  • OneDrive también puede ser utilizado sin necesidad de instalar la aplicación, accediendo en línea a través de los Servicios ON de la UCLM.
  • Cada usuario dispondrá de un espacio personal de almacenamiento de 1 TB. 
  • El tamaño máximo de fichero será de 5 Gb. 
  • Cada usuario tiene un límite de 30 millones de elementos entre ficheros y carpetas.

 

Recursos Formativos

Introducción a OneDrive.

Más sobre Onedrive.

Formación de OneDrive.

Trucos para almacenar en la nube

Restricciones y Limitaciones.

Preguntas Frecuentes sobre FileSender

Acceda desde este enlace a FileSender:

  • Seleccione Universidad de Castilla la Mancha, le llevará a la pantalla de autentificación de la universidad. 

 

El proceso para enviar fichero de gran tamaño a través de la herramienta FileSender:

  • Seleccione subir en FileSender.
  • Elija los destinatarios.
  • Si desea recibir las mismas notificaciones que el resto deje seleccionada la casilla de Incluirme como destinatario. 
  • Pulse enviar.
  • Los destinatarios recibirán un correo con el enlace del fichero donde podrán realizar la descarga. 

 

Para que un usuario que no esté registrado, es decir,  que no sea de una usuario de la comunidad de RedIRIS puede enviarnos un fichero:

  • Un usuario UCLM debe enviarle una invitación. 

Opción invitar a un externo a la UCLM al servicio FileSender de RedIRIS

  • El usuario externo recibirá una correo con un enlace temporal para acceder al panel de transferencia de ficheros. 
  • Podrá enviar ficheros siguiendo los pasos descritos en la pregunta ¿Cómo es el proceso de envío de un fichero?

 

Preguntas Frecuentes OneDrive. Soy Profesor o Personal de Administración

Acceda a su espacio OneDrive:

  • Desde  OneDrive UCLM podrá copiar  carpetas y/o archivos desde cualquier dispositivo.
  • Tendremos acceso a nuestra información con independencia de nuestra ubicación y del dispositivo de consulta.
  • Podremos compartir nuestros documentos de manera sencilla y segura  con otros usuarios OneDrive.

 

Puede realizar una copia de seguridad de la información de su equipo.

En Pc

  • Las carpetas que se pueden incluir en esta copia de seguridad son las de Escritorio, Documentos e Imágenes. Si desea copiar alguna otra, seleccione y copie su contenido en alguna de estas tres carpetas.
  • Para iniciar la copa de seguridad. Seleccione el icono de nube de color blanco o azul de OneDrive en el área de notificación de la barra de tareas de Windows.

Nube azul en barra de heramientas

  • Elije Más > Configuración
  • Seleccione la pestaña Copia de seguridad > Administrar copia de seguridad > Seleccione las carpetas que desee> Iniciar de copias de seguridad.

Configuración de OneDrive

Seleccionar carpetas para realizar copia de seguridad

  •  Puede seguir el proceso de la copia de seguridad de sus carpetas. 

Seguir el progreso de copia

En Mac

  • En Mac no existe una opción de Copia de Seguridad propiamente dicha, para realizar dicha copia mediante un equipo Macintosh crearemos una o varias carpetas en la carpeta de OneDrive, donde se deberán copiar o mover a dichas carpetas los documentos que se deseen tener copia.

Es conveniente que instale la aplicación de cliente OneDrive en su dispositivo, no obstante en cualquier dispositivo  tendrá disponible su acceso en línea.

  • Podrá trabajar con sus sistema de archivo desde el explorador de Windows como si se tratase de un carpeta en local, posibilitando poder abrir las carpetas como si estuvieran en su equipo en local.
  • Protección frente a los ataques de ransomware (cifrado de los archivos propios y exigencia de un rescate para su recuperación), ya que podrá recuperar versiones anteriores de archivos y carpetas que no estuvieran contaminadas.
  • Todos sus documentos no se quedan comprometidos en caso de pérdida o robo, ya que se encuentran en la nube.
  • Podrá traspasar toda la información almacenada en OneDrive de forma inmediata por el cambio de equipo, ya sea por pérdida, robo, rotura o por renovación.

Defender para Office 365 ha identificado el archivo como malicioso y lo ha bloqueado para protegerle de esta amenaza. Puede encontrar información sobre cómo actual en este caso en Qué hacer cuando se encuentra un archivo malintencionado en SharePoint Online, OneDrive o Microsoft Teams.

Para acceder a OneDrive desde su móvil.  Descargue la app en su dispositivo > Inicie con usuario cuenta de correo completa > Complete con sus usuario y contraseña la autentificación de la UCLM > Visualice el contenido de su espacio OneDrive

Onedrive en el móvil

Onedrive en el móvil

Puedo gestionar carpetas de OneDrive desde mi equipo, como si se tratase de carpetas locales.  Para ello debo siga los siguientes pasos:

  • Compruebe que icono del cliente OneDrive aparece en el área de notificaciones de su barra de tareas, si no es así ejecute el cliente de OneDrive.

  • Acceda a su espacio Onedrive.
  • Sitúese en la carpeta que quiere visualizar en su equipo. En la imagen del ejemplo Carpeta ejemplo en Onedrive

  • Pulse sincronizar en la barra de herramientas superior.
  • Para comprobar como aparece esta carpeta abra el explorador de Windows en su equipo Ventana de Windows + e. 

 

Archivos a petición (cuando sincroniza una carpeta de OneDrive para tenerla disponible en su equipo y que no ocupa espacio) solo está disponible a partir de las siguientes versiones:

  • En Windows a partir de Windows 10 1709
  • En Mac a partir de OS X 10.14 Mojave o superior, requiere un volumen formateado al sistema de archivos Apple (APFS)

En Pc

  • Abra la zona de notificación en la parte inferior derecha de la Barra de tareas de Windows. 

icono onedrive

 

  • Seleccione el icono de OneDrive con el botón derecho y elija Configuración.

configuracion onedrive

 

 

  • Seleccione la opción Ahorre espacio y descargue los archivos cuando los use

Archivos a peticion

 

En Mac

En Mac esta opción se activa automáticamente cuando se instala. Para modificar dicha opción:

  • Hacemos clic con el botón izquierdo en el icono de OneDrive situado en la parte superior derecha.

icono onedrive

  • Hacemos clic sobre Preferencias.

preferencias

  • Active o Desactive la opción de Archivos a petición.

Archivos a petición

 

Para compartir una fichero/carpeta desde tu espacio OneDrive, 

  • Seleccione el botón tres puntos suspensivos situado a  la derecha de su fichero o carpeta, Mostrar acciones > Compartir. También puede llevar a cabo esta acción desde el administrador de Windows si tiene sincronizada este elemento (Btón drcho > Compartir). 

Compartir_documento

  • Despliegue la opción Cualquier persona que tenga... seleccione las personas con las que desee compartir el fichero y si desea compartir la edición, establecer una fecha máxima o una contraseña. Las personas que elija recibirán un correo notificándoles que tienen acceso a esta información.  

Colectivos_compartir

En Pc

 

  • Seleccione el icono de nube de color blanco o azul de OneDrive en el área de notificación de la barra de tareas de Windows.

Nube azul en barra de heramientas

 

  • Elije Más > Configuración.

Configuración de OneDrive

 

  • Pulse en Seleccionar carpetas > Elija las carpetas que desee estén sincronizadas en su equipo.

Seleccionar carpetas para sincronizar

  • Seleccione las carpetas a sincronizar y haga clic en Aceptar

seleccionar carpeta

En Mac

  • Hacer clic con el botón izquierdo en el icono de OneDrive situado en la parte superior derecha.

 icono onedrive

  • Elije Más > Preferencias

 preferencias

  • Pulse en Seleccionar carpetas > Elija las carpetas que desee estén sincronizadas en su equipo.

 seleccioanr carpeta

  • Seleccione las carpetas a sincronizar y haga clic en Aceptar.

 elegir carpetas

Los símbolos que puede ver en los ficheros en el explorador de Windows indican el estado de sincronización en que se encuentran:

Estado de sincronización de los archivos

Para mantener siempre un archivo en su equipo, aunque no disponga de conexión a Internet en un momento dado:

  • Visualice desde el explorador de Windows (tecla Win +e)  la carpeta o el fichero.  Pulsa botón derecho > Mantener siempre en este dispositivo.

 

Mantener siempre disponible en dispositivo pc

  • En Mac abrimos la carpeta de OneDrive, Pulsa botón derecho > Mantener siempre en este dispositivo..

Mantener siempre disponible en dispositivo mac

En efecto los archivos que se comparten en un chat de un Equipo/canal de Teams se almacenan en Onedrive.  Desde su espacio Onedrive acceda al equipo y al canal General o bien al canal donde se hayan compartido ficheros.

Para colaborar en línea compartiendo un archivo de Onedrive:

 

Microsoft OneDrive aporta la gestión de versiones para los fichero, el funcionamiento de este historial es un almacenamiento incremental de la información, de tal manera que se podría volver a versiones antiguas de un fichero con un periodo máximo de 30 días. Este sistema de versiones resulta muy útil contra ataques ransomware porque aunque se actualicen los ficheros de la nube, se mantendría una versión de los mismos en OneDrive que se podría recuperar. 

  • Acceda desde el explorador de Windows o desde el Finder de Mac, respectivamente, al archivo en su espacio OneDrive, pulse botón derecho sobre el fichero > Historial de versiones. 

 

En Explorador de Windows.

historial de versiones

En Finder de Mac.

historial de versiones mac

  • Seleccione los puntos suspensivos (...) junto a la versión del documento que desea restaurar y, a continuación, haga clic en restaurar.

En Explorador de Windows.

restaurar

En Finder de Mac.

restaurarmac

Para restaurar OneDrive si se ha sobrescrito por error o se dañado por algún software malintencionado.

Dispone de un  un plazo de restauración de 30 días desde que ocurriera el problema. 

restaurar

  • Seleccione una fecha de la lista desplegable. si restauras tus archivos después de la detección automática de ransomware, se te rellenará una fecha de restauración sugerida.

seleccionar fecha

  • Una vez seleccionada la fecha haremos clic en Restaurar, nos solicitará que confirmemos el proceso y una vez finalizado nos mostrará un mensaje indicando que la restauración se ha completado.

 

 

Para restaurar un elemento que eliminó por error:

  • Dispone de un periodo de hasta 30 días para restaurarlo.
  • Si suprimió el fichero desde su espacio de Onedrive en línea el elemento se habrá eliminado del espacio en línea y no aparecerá en ninguno de los dispositivos donde lo tuviera sincronizado.  Podrá recobrarlo desde la papelera de su OneDrive en línea. 

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  • Si eliminó el archivo desde un dispositivo de manera local, podrá recuperarlo desde la papelera del dispositivo.

Los límites de almacenamiento del servicio de almacenamiento a través de la herramienta OneDrive son: 

  • Cada usuario dispondrá de un espacio personal de almacenamiento de 1 TB. 
  • El tamaño máximo de fichero será de 5 Gb. 
  • Cada usuario tiene un límite de 30 millones de elementos entre ficheros y carpetas.
  • La ruta de acceso completa del archivo, nombre incluido, debe contener menos de 400 caracteres para OneDrive.

En el artículo ¿Qué es Vista protegida? (microsoft.com) puede encontrar diversos motivos por los que un archivo se abre en modo vista protegida. Si se impide la edición del documento, es debido a que Defender para Office 365 detectó alguna amenaza de seguridad en dicho documento.

Preguntas Frecuentes OneDrive. Soy estudiante

Las preguntas frecuentes sobre el acceso y funcionamiento de Onedrive que aparecen resueltas en el anterior apartado Soy Profesor tienen validez para el perfil de estudiante.

Para fotografiar los distintos y unir los diferentes documentos que van a formar parte de nuestra tarea ya sean fotografías, esculturas, pinturas, texto, dibujos... vamos a utilizar la app OneDrive en el móvil.

  • Descarga la app oficial de Microsoft OneDrive en el móvil  Android o iOS
  • Accede a OneDrive con tu usuario UCLM a través de la pantalla de autentificación de la UCLM. 
  • Se mostrará las carpetas su espacio personal OneDrive.
  • Selecciona la carpeta donde desees que se almacene el fichero final.
  • Pulsa sobre el símbolo  + > Digitalizar

Abrir hacer fotos

Digitalizar

  • También puede acceder directamente con el icono de la cámara, en la parte inferior. 

Abrir camara

  • La primera vez que use esta opción debe Permitir a OneDrive  realizar fotos y grabar vídeos.

permitir fotos

  • Realiza la fotografía.  
  • Si quiere añadir más páginas al documento pulse  Agregar.
  • Una vez finalizado pulse Listo

agregar y listo

  • Elija Guardar como, donde nos indica en al carpeta que se almacenará el documento, pulsa en la V de la parte superior derecha.

Guardar como

  • Se generará un documento con todas las fotos en formato pdf en la carpeta seleccionada.
  • Puede acceder a este documento desde cualquier dispositivo con Internet a través de su espacio OneDrive. 

Todos los estudiantes matriculados en algún plan de estudios de la enseñanza reglada en la UCLM, disponen de su espacio personal OneDrive.

Consulte las características en   ¿Cual es el tamaño máximo de un fichero en mi espacio OneDrive?.

Todos los estudiantes matriculados en algún plan de estudios de la enseñanza reglada de la UCLM, disponen de un espacio personal OneDrive.

Un estudiante podrá disfrutar de esta facilidad,  durante los cursos que tenga matrícula vigente.  Este tiempo se prolongará cuatro meses a partir de la finalización de la última matrícula en vigor. P.e. si la última matrícula fuera del curso académico 2019/2020,  el plazo máximo sería el 31 de enero del 2021. 

Soporte

Cualquier usuario del servicio puede trasladar incidencias o peticiones específicas relacionadas con el servicio a través del Centro de Atención al Usuario o mediante el teléfono 926295377 (Centro de atención remota).

Última revisión

  • Marzo 2021.