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Mapa de procesos

Introducción

Un proceso son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios (outputs) a partir de determinados inputs. Estos procesos pueden dividirse en procesos estratégicos, clave y de soporte. Para elaborar el Mapa de Procesos de la Unidad de Información y Registro identificaremos en primer lugar los procesos clave para poder así desarrollar los Procedimientos Operativos que corresponden a nuestra Unidad.

Procesos clave

Son los que atañen al servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales del servicio. Los procesos fundamentales de la Unidad de Información y Registro son:

A. GESTIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO
B. GESTIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA
C. GESTIÓN DEL REGISTRO DE SALIDA
D. GESTIÓN DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS IDÉNTICOS CON DESTINATARIOS MÚLTIPLES.
E. GESTIÓN DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS DE CONCURSOS DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS.
F. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN REGISTRADA
G. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN NO REGISTRABLE
H. GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN VÍA FAX
I. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA
J. GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS
K. GESTIÓN DE LOS PANELES MENSUALES DE CONTROL DOCUMENTAL.

Los procedimientos operativos que se corresponderían con estos procesos clave son los siguientes:

A. GESTIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

   1. El Tablón de Anuncios Oficial de la UCLM.
   2. El Proceso de actualización del Tablón Oficial de Anuncios.
   3. La Atención al Público.
   4. El Sistema de Quejas y Sugerencias.

B. GESTIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA

   5. Entrada de documentos por ventanilla.
   6. Entrada de documentos a través del correo certificado.
   7. Entrada de documentos a través del servicio oficial de correo ordinario.
   8. Entrada de documentación a través del servicio oficial de valijas.
   9. Entrada de documentación procedente de otros registros auxiliares.

C. GESTIÓN DEL REGISTRO DE SALIDA

   10. Salida de documentos.
   11. Gestión de la documentación ajena a las competencias de la UCLM

D. GESTIÓN DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS IDÉNTICOS CON DESTINATARIOS MÚLTIPLES

   12. Gestión de documentos idénticos con destinatarios múltiples

E. GESTIÓN DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS DE CONCURSOS DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS.

   13. Comunicación a los Registros de Campus de los concursos de Obras/Servicios y Suministros
   14. Gestión de la Entrada de Ofertas a través de Mensajerías o Correo Certificado, dirigidas a la Mesa de Contratación de la UCLM

      a. La Gestión de las Ofertas presentadas en las oficinas de Registro.
      b. El Envío a la Mesa de Contratación de los Expedientes completados.

   15. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN REGISTRADA

      a. Impresión de listados diarios de la documentación registrada.
      b. Envío de documentación registrada a unidades de destino.
      c. Archivo Provisional.
      d. Archivo Definitivo y consulta en la Web.

   16. G. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN NO REGISTRABLE

      a. La documentación nominal

   17. H. GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN VÍA FAX

      a. Gestión de la documentación vía Fax.

   18. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

      a. Gestión del sistema de certificación de la Firma Electrónica.

   18. J. GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE DOCUMENTOS.

      a. Compulsa de documentos

   19. K. GESTIÓN DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS

      a. Alta/Baja de usuarios en la Aplicación Informática SIGRES

   20. K. GESTIÓN DE LOS PANELES MENSUALES DE CONTROL DOCUMENTAL.

      a. Gestión de los paneles mensuales de control documental.