ACUERDO de la Junta de Gobierno celebrada el 21 de diciembre de 1998, por el que se aprueba el Reglamento del Archivo General de la UCLM
La Junta de Gobierno a propuesta del Secretario General de
la UCLM, aprobó por asentimiento el Reglamento del Archivo General de la Universidad de
Castilla-La Mancha.
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UCLM
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
En los "Estatutos de la Universidad de Castilla-La Mancha", Título VI
"Servicios a la Comunidad Universitaria", artículo 100, apartado 2, se incluía
el Servicio de Archivos como uno más de los que, como mínimo, deberían existir en la
institución. Esta simple mención toma forma con la creación del Archivo General de la
Universidad de Castilla-La Mancha en el año 1996. En ese momento, se constata la
necesidad de elaborar una normativa básica que asegure, desde su inicio, el buen
funcionamiento del recién creado servicio.
El Reglamento es el instrumento básico que permitirá asumir la organización del
complejo sistema archivístico universitario con el fin de garantizar los derechos de las
personas físicas y jurídicas, contribuir a la mejora de la gestión administrativa y
difundir entre la comunidad universitaria y la sociedad el Patrimonio Documental de la
Universidad de Castilla-La Mancha.
El presente documento se estructura en 9 capítulos, que recogen un total de 55
artículos, y una disposición final.
El Capítulo I "Disposiciones Generales" establece y aclara algunas definiciones
básicas, tales como la de patrimonio documental y archivo universitario, con el fin de
facilitar la posterior comprensión del Reglamento y evitar posibles confusiones
terminológicas.
El Capítulo II "Del Archivo General" se ocupa de la naturaleza, definición y
funciones del mencionado servicio universitario.
Por su parte, el Capítulo III "Del Sistema de Archivos de la Universidad de
Castilla-La Mancha" establece la estructura y relaciones entre los diferentes
archivos existentes en la institución.
En los capítulos IV "De la Gestión Documental", V "Del Proceso Técnico
de los Documentos" y VI "Del Servicio y Acceso al Archivo Universitario" se
recogen los principales aspectos del funcionamiento del servicio que, en el futuro, se
regularán mediante normativas específicas en cada caso.
De los recursos técnicos y del personal se ocupan los capítulos VII "De la
Conservación e Instalación de los Documentos" y VIII "De los Recursos
Humanos", respectivamente.
Finalmente, el Capítulo IX "De la Comisión Calificadora de Documentos
Administrativos de la Universidad de Castilla-La Mancha" define la naturaleza,
composición, funciones y régimen de funcionamiento del principal órgano competente en
materia de gestión documental el cual tiene asignado un papel clave en el ámbito de la
política archivística de la institución.Cierra el Reglamento una "Disposición
Final" sobre las infracciones y sanciones.
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES.
SECCIÓN 1. Del Patrimonio Documental de la Universidad de Castilla-La Mancha.
Artículo 1. El Patrimonio Documental de la Universidad de Castilla-La Mancha lo
constituyen los documentos de cualquier época generados, reunidos o conservados en el
ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos de gobierno y de
administración, unidades administrativas y servicios universitarios, departamentos,
centros docentes y de investigación, existentes o que, eventualmente, se creen para
facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos a la Universidad.
Artículo 2. Igualmente forman parte del Patrimonio Documental los documentos producidos
por institutos y centros adscritos a la Universidad de Castilla-La Mancha, cuando así se
establezca en el correspondiente convenio de adscripción, o por otras personas jurídicas
en cuyo capital participe mayoritariamente la Universidad de Castilla-La Mancha.
Artículo 3. La documentación antes citada puesto que forma parte del Patrimonio
Documental está protegida por leyes de rango superior, en especial la Ley 16/85 de
Patrimonio Histórico Español y Ley 4/90 de 30 de mayo del Patrimonio Histórico de
Castilla-La Mancha.
Artículo 4. Quedan excluidos del Patrimonio Documental de la Universidad de Castilla-La
Mancha, los documentos producidos por miembros de la comunidad universitaria en el
ejercicio de actividades privadas o profesionales, las obras de creación e investigación
editadas y todas aquellas que, por su índole, formen parte del Patrimonio Bibliográfico.
SECCIÓN 2. Del Archivo Universitario.
Artículo 5. Se entiende por archivo universitario el conjunto orgánico de los documentos
de cualquier época, formato o soporte -incluido el informático- generados, reunidos o
recibidos por la Universidad de Castilla-La Mancha, o por los miembros de su comunidad, en
el ejercicio de sus funciones, organizados y conservados con el fin de servir para la
gestión administrativa, la información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.
Artículo 6. Se integrarán en el archivo universitario los fondos documentales de las
instituciones culturales que determinen crear los órganos de gobierno de la Universidad.
Artículo 7. Así mismo se integrarán los fondos documentales que hayan sido incorporados
o se incorporen en el futuro por legado, donación, depósito, compraventa o cualquier
otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico. La formalización de este tipo de
adquisiciones se realizará mediante resolución del Rector.
Artículo 8. No formarán parte del archivo universitario aquellos fondos documentales de
titularidad pública o privada que, previo acuerdo de la Junta de Gobierno, sean recibidos
por la Universidad en calidad de depósito. No obstante, el proceso técnico y régimen de
acceso a estos fondos documentales será el establecido en el presente Reglamento y en su
normativa complementaria.
CAPÍTULO II. DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA.
Artículo 9. El Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha, con sede en el
campus de Ciudad Real, es un servicio universitario de apoyo a la administración, la
docencia y la investigación.
Artículo 10. El Archivo General queda adscrito a la Secretaría General de la
Universidad, correspondiendo al Secretario General su coordinación y custodia.
Artículo 11. Las funciones del Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha
son las siguientes:
1. Recoger, seleccionar, organizar, describir, conservar, servir y difundir los fondos del
archivo universitario y el Patrimonio Documental de la Universidad con el fin de
garantizar su utilidad como salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y en la
toma de decisiones, y como fuente de información, facilitando su acceso y difusión entre
la comunidad universitaria y los ciudadanos en general.
2. Colaborar con los órganos de gobierno y administración universitarios en el
establecimiento de la política archivística de la institución.
3. Diseñar, implantar, desarrollar y mantener el Sistema de Archivos de la Universidad de
Castilla-La Mancha.
4. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los archivos que integran el
Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha.
5. Desarrollar en su ámbito programas de gestión de calidad, planes de evaluación de
servicios y programas de formación de usuarios.
6. Elaborar y proponer, para su aprobación o reforma, el Reglamento del Archivo General.
7. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales.
8. Elaborar cuantas normas técnicas sean precisas para la correcta gestión,
organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales del
archivo universitario.
9. Promover las actividades -cursos, visitas guiadas, seminarios, exposiciones, actos,
publicaciones etc.- que se consideren convenientes como apoyo a la docencia y para
integrar el servicio de archivo en la vida académica y cultural universitaria.
10. Establecer cuantas relaciones de colaboración con otras instituciones se consideren
convenientes, con el fin de fomentar las relaciones de cooperación y el uso compartido de
recursos de todo tipo.
CAPÍTULO III. DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE
CASTILLA-LA MANCHA
Artículo 12. El Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha lo forman el
conjunto de todos los archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos
existentes o que se creen en el futuro, junto con los servicios técnicos y
administrativos con ellos relacionados.
Artículo 13. Atendiendo a la descentralización geográfica de la estructura de la
organización administrativa y académica de la Universidad de Castilla-La Mancha en los
cuatro campus de Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo, el Sistema de Archivos se
estructurará en cada campus del siguiente modo:
1. ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA: Ubicados y dependientes de las unidades productoras
(órganos de gobierno y administración, unidades administrativas y servicios
universitarios, centros docentes, de investigación y departamentos, etc.). Los forman los
documentos administrativos desde su génesis hasta el final de la tramitación. Por regla
general, estos documentos permanecen en las oficinas durante un período de 5 años por
ser documentación activa objeto de frecuente consulta. Transcurrido dicho plazo, ésta
documentación será transferida al Archivo General o al Archivo de Campus que corresponda
según los casos.
2. ARCHIVOS DE CAMPUS: Dependientes del Archivo General con sede en Ciudad Real, existirá
un Archivo de Campus en Albacete, Cuenca y Toledo. Estos archivos recibirán la
documentación de más de 5 años procedente de los archivos de gestión que existan en el
campus correspondiente. El conjunto de la documentación recibida que, con el paso del
tiempo, adquiera valor histórico, será conservada permanentemente en los archivos de
campus; en consecuencia, estos archivos, desde un punto de vista archivístico, asumirán
las funciones de archivo central, intermedio e histórico de cada campus.
3. ARCHIVO GENERAL: Cabecera del Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La
Mancha, el Archivo General, con sede en Ciudad Real, tiene asignadas las funciones que
quedan recogidas en el capítulo 3 de este Reglamento y las específicas de un
Archivo de Campus en relación con los fondos documentales conservados en el campus de
Ciudad Real. Como caso excepcional, la Escuela Universitaria Politécnica de Almadén,
debido a las especiales circunstancias geográficas que le asisten, conservará de modo
permanente la documentación bajo las directrices técnicas del Archivo General.
CAPÍTULO IV. DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
Artículo 14. Las transferencias de documentación entre los diferentes archivos del
sistema se realizarán de acuerdo con el procedimiento, plazos y calendario que se fijen
en la normativa correspondiente. En cualquier caso, se podrá devolver a la unidad
productora remitente aquellas transferencias de documentación que no se ajusten a la
citada normativa.
Artículo 15. Como norma general, todos los documentos que se transfieran se enviarán en
el mejor estado de conservación y ordenación posibles, acompañados de su
correspondiente relación de entrega de documentación.
Artículo 16. En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama
institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que haya
producido hasta su extinción se transferirá al archivo correspondiente en cada campus,
sea cual sea su antigüedad.
Artículo 17. El Archivo General realizará estudios de identificación y valoración de
series documentales de cara a proponer su eliminación o conservación temporal o
definitiva, íntegra o por muestreo, a la Comisión Calificadora de Documentos
Administrativos de la Universidad de Castilla-La Mancha.
Artículo 18. Tras la aprobación de su expurgo, la eliminación de documentos
administrativos se realizará de acuerdo con el procedimiento y calendario que se fijen en
la normativa que se establezca.
Artículo 19. Como norma general, en los archivos de gestión, se podrá eliminar sin más
trámite que su baja en el inventario, cuando ello sea preciso, la documentación de apoyo
informativo, tanto de elaboración interna como externa, cuyo valor informativo haya
caducado. Asimismo se conservará solamente un ejemplar -original o copia, según proceda-
de cada documento o expediente, eliminando las copias simples o múltiples, fotocopias o
duplicados innecesarios, inútiles o repetitivos de documentos administrativos, quedando
terminantemente prohibida la eliminación de cualquier otro tipo de documentos.
CAPÍTULO V. DEL PROCESO TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS.
Artículo 20. El Archivo General establecerá la programación global de la organización
y descripción documental que incluirá la elaboración de cuantos instrumentos de
información, control y descripción se consideren convenientes.
Artículo 21. Son instrumentos de información básicos el Reglamento del Archivo General,
el Cuadro de Clasificación de Fondos Documentales del Archivo Universitario y los
manuales de normas y procedimientos.
Artículo 22. La documentación transferida al Archivo General y a los Archivos de Campus
se controlará, en cada caso, mediante un Registro General de Remesas y un Registro de
Remesas por Unidades Productoras confeccionados a partir de las relaciones de entrega de
documentación correspondientes.
Artículo 23. El Archivo General será la sede de la Base de Datos de Gestión de
Documentos en donde se almacenarán los datos relativos a la documentación transferida
desde los archivos de gestión al resto de los archivos del sistema.
Artículo 24. Asimismo, el Archivo General será la sede de la Base de Datos de Gestión
de Trabajos de Investigación en la cual se recopilará información sobre las tesis
doctorales, proyectos fin de carrera y documentos afines, realizados en la Universidad de
Castilla-La Mancha.
Artículo 25. En el marco de la programación descriptiva global, se realizarán cuantos
instrumentos de descripción -guías, inventarios, catálogos, relaciones sumarias o
índices- se consideren necesarios para responder a las demandas de información de los
usuarios y difundir los fondos del archivo universitario.
CAPÍTULO VI. DEL SERVICIO Y ACCESO AL ARCHIVO UNIVERSITARIO
SECCIÓN 1. Servicio Externo.
Artículo 26. En el Archivo General y en los Archivos de Campus se prestarán los
siguientes servicios externos:
1. Información general sobre el Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La
Mancha.
2. Información específica sobre fondos y fuentes documentales.
3. Consulta de instrumentos de descripción.
4. Consulta de documentos.
5. Reproducción de documentos.
SECCIÓN 2. Servicio Interno.
Artículo 27. En el Archivo General y Archivos de Campus se prestarán los siguientes
servicios internos:
1. Información general sobre el Sistema de Archivos
de la Universidad de Castilla-La Mancha.
2. Información específica sobre fondos y fuentes documentales.
3. Asesoramiento técnico sobre organización y conservación de fondos.
4. Consulta de instrumentos de descripción.
5. Consulta de documentos.
6. Préstamo de documentos.
7. Reproducción de documentos.
8. Difusión Selectiva de la Información.
SECCIÓN 3. Acceso a los Documentos.
Artículo 28. Los ciudadanos podrán acceder libremente a los fondos documentales del
archivo universitario en los términos que determina la legislación vigente y con las
restricciones que en ella se contemplan.
Artículo 29. No obstante, se podrá denegar razonadamente el acceso cuando el estado de
conservación u organización de los fondos documentales desaconseje su consulta o
reproducción.
Artículo 30. El acceso se podrá realizar sobre reproducciones documentales cuando sea
preciso garantizar la conservación de los documentos originales.
Artículo 31. Para consultar y obtener reproducciones de documentos, las personas
interesadas deberán presentar en el Registro General una solicitud dirigida al Secretario
General de la Universidad de Castilla-La Mancha, quien, en su caso, solicitará informe
del Director del Archivo General.
Artículo 32. Como norma general, será necesaria la obtención de la Tarjeta de
Investigador para poder realizar investigaciones de larga duración mientras que para
consultas esporádicas, se expedirán autorizaciones temporales de cinco días.
Artículo 33. La consulta de documentos se realizará en la sala de consulta previa
solicitud por escrito en impreso normalizado.
Artículo 34. Las reproducciones de documentos se realizarán, previa solicitud en impreso
normalizado, en los propios locales del archivo correspondiente, en función de los medios
técnicos disponibles, y serán abonadas por el interesado de acuerdo con las tarifas que
se aprueben.
Artículo 35. Las competencias de expedición de copias auténticas y de certificaciones
de los documentos del archivo universitario corresponderán, de conformidad con lo
establecido en los Estatutos de la Universidad de Castilla-La Mancha, al Secretario
General de la misma.
Artículo 36. El préstamo de documentos originales a las unidades productoras se
realizará previa solicitud por escrito del responsable de la unidad en impreso
normalizado. La duración del préstamo será de 30 días prorrogables atendiendo a las
circunstancias extraordinarias que concurran. Los documentos se devolverán al archivo en
perfecto estado. Se informará periódicamente al Secretario General de la Universidad de
todas las incidencias relacionadas con el préstamo de documentos.
Artículo 37. Los documentos del archivo universitario sólo podrán salir de las
dependencias de la Universidad de Castilla-La Mancha, previa autorización del Rector,
cuando sean solicitados para exposiciones o muestras, para ser sometidos a procesos de
restauración o reproducción seriada o presentados en los Tribunales de Justicia. En este
último caso, el archivo correspondiente conservará una copia autorizada.
Artículo 38. Los instrumentos de información, control y descripción serán de libre
consulta no estando permitida su reproducción por la necesidad de proteger los derechos
de Propiedad Intelectual de la Universidad de Castilla-La Mancha quien autorizará, en
cualquier caso, su publicación.
Artículo 39. El Archivo General establecerá el procedimiento y normativa complementaria
de acceso a los documentos del archivo universitario, tanto por parte de los usuarios
externos como internos, prestando especial atención al acceso a documentos en soportes
especiales o protegidos por la legislación de Propiedad Intelectual.
Artículo 40. El Archivo General determinará la elaboración, de cuantos registros de
consultas, préstamos, reproducciones y salidas temporales de documentos se consideren
convenientes a efectos informativos, estadísticos y de control de la gestión.
Artículo 41. En el Archivo General se confeccionará un registro centralizado de usuarios
externos con los datos que le remitan el resto de los archivos del sistema. A tales
efectos, el usuario proporcionará los datos personales y sobre el tema de interés o la
investigación en curso; estos datos quedarán protegidos por la legislación vigente.
CAPÍTULO VII. DE LA INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Artículo 42. En cada campus se proporcionarán los locales cuya localización,
dimensiones y distribución sea la adecuada para instalar en ellos los correspondientes
archivos.
Artículo 43. Los edificios y locales que se destinen para la instalación del Archivo
General y los Archivos de Campus reunirán las condiciones precisas para garantizar las
funciones a desempeñar tanto desde el punto de vista de su edificación como de su
acondicionamiento, equipamiento y seguridad. En vistas a garantizar esta funcionalidad se
distinguirán e instalarán adecuadamente en ellos tres zonas diferenciadas: de trabajo
(oficinas y sala de clasificación), de consulta y de depósitos.
Artículo 44. Con el fin de garantizar la conservación de los fondos documentales, sólo
tendrán acceso a la sala de clasificación y a los depósitos de documentación las
personas que presten servicios en los diferentes archivos del sistema. Cualquier tipo de
visita que se quiera realizar por estas zonas, incluidas las que se programen como
actividad de apoyo a la docencia, deberá ser previamente solicitada, y será guiada por
el personal del archivo.
Artículo 45. Se realizarán cuantos controles periódicos de las condiciones de
conservación de los documentos, y del propio estado de la documentación, se consideren
necesarios con el fin de adoptar las medidas preventivas y correctoras que aseguren la
adecuada conservación del archivo universitario.
Artículo 46. Se elaborará un plan de seguridad y evacuación como protección en caso de
catástrofes o siniestros.
CAPÍTULO VIII. DE LOS RECURSOS HUMANOS.
Artículo 47. El Archivo General y los archivos de campus estarán dotados del personal
suficiente e idóneo para llevar a cabo las tareas que se hayan de realizar en ellos, de
conformidad con las disponibilidades presupuestarias.
Artículo 48. Los archivos de gestión estarán atendidos por el propio personal de la
unidad productora quienes realizarán las tareas documentales de acuerdo con las
directrices técnicas correspondientes.
Artículo 49. En cualquier caso, la responsabilidad y dirección de la gestión técnica y
administrativa del sistema de archivos universitario corresponde al Director del Archivo
General, sin perjuicio de las competencias atribuidas a otros órganos de la Universidad.
Artículo 50. Todas las personas que presten sus servicios en los archivos integrados en
el sistema archivístico estarán obligados a guardar la debida discreción y
confidencialidad de la información a la que, por su trabajo, tengan acceso, en los
términos que establece la legislación vigente.
CAPÍTULO IX. DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD
DE CASTILLA-LA MANCHA.
Artículo 51. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Universidad de
Castilla-La Mancha es el órgano colegiado encargado del estudio y dictamen de las
cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la
Universidad, así como su integración en los correspondientes archivos y el régimen de
su acceso y utilidad administrativa, según se recoge en el artículo 58 de la Ley 16/85
de 26 de junio del Patrimonio Histórico Español.
Artículo 52. A propuesta del Archivo General, la Comisión Calificadora determinará los
criterios de valoración de las series documentales para su acceso o reserva,
transferencia y posible eliminación, solicitando, cuando se prevean consecuencias
jurídicas, informe a la Asesoría Jurídica de la Universidad, a través del Secretario
General.
Artículo 53. Componen la Comisión Calificadora los siguientes miembros:
1. Miembros natos: el Rector, como presidente; el Secretario General de la Universidad, el
Gerente de la Universidad, el Director de la Asesoría Jurídica y el Director del Archivo
General.
2. Miembros nombrados por el Rector: un profesor de Derecho Administrativo, un profesor de
Historia Contemporánea y un profesor de Sociología.
Artículo 54. El Secretario General podrá, llegado el caso, convocar a los responsables
de las unidades productoras cuya documentación esté directamente afectada.
Artículo 55. El funcionamiento de la Comisión Calificadora estará sujeto a lo dispuesto
en el Capítulo II del Título II de la Ley 30/92 de 26 de noviembre de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
DISPOSICIÓN FINAL.
Cualquier tipo de daños ocasionados al Patrimonio Documental Universitario o bienes del
Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha quedan sujetos a las penas y
sanciones contempladas en el ordenamiento jurídico vigente. Así mismo, se sancionará,
de acuerdo con la normativa que sea de aplicación, cualquier incumplimiento, tanto del
contenido del presente Reglamento, como de las normas y procedimientos que lo desarrollen
en el futuro.
Ciudad Real, diciembre de 1998.
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Modificado: martes 02 de febrero de 1999