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Difusión Informativa

El acceso en línea a la información documental del Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha (2007)

GIL GARCÍA, Pilar; HERNÁNDEZ RABILERO, Luisa Mª; SANTOS GARCÍA, Mª Pilar
El acceso en línea a la información documental del Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha.
Póster presentado en FESABID 2007. 10as. Jornadas Españolas de Documentación. Texto del artículo publicado en E-Información: Integración y rentabilidad en un entorno digital, 2007, p. 425-426.

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Desde el año 2001, el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha desarrolla un proyecto de acceso en línea a la base de datos de los fondos documentales del Archivo Universitario, orientado tanto a los usuarios internos como externos. Este proyecto se insertó en la planificación del Archivo General 2004-2007, dentro del Área de Gestión y Proceso Técnico de los Documentos, con el objetivo de crear la gestión archivística electrónica incorporando las tecnologías de la comunicación e información, cumpliendo los objetivos estratégicos institucionales. En el proyecto se incluye la elaboración de la base de datos como un producto informativo, ajustado a procedimientos reglados de gestión y mantenimiento, quedando su revisión sujeta a compromiso en la Carta de Servicios del Archivo General Universitario en el año 2005.

El proyecto nace con la finalidad de elaborar una base de datos de información referencial de la documentación que garantice y facilite el acceso directo a la información por parte de los usuarios, así como para favorecer la difusión de los fondos documentales universitarios. Se desarrolla en tres fases: Planificación (2001-2002); acceso vía Internet (2002-2005); y acceso vía Intranet (2006-2007). Participan en el mismo el Archivo General Universitario, que se encarga de la c oordinación del proyecto y de la gestión documental, y los Servicios Informáticos de la propia Universidad, a quien compete la g estión del soporte informático y de comunicaciones.

Las dos herramientas que se emplean son las aplicaciones informáticas “Administración de Perfiles y Usuarios”, diseñada por los Servicios Informáticos de la Universidad de Castilla-La Mancha, y “Albalá”, desarrollada por la empresa Baratz, Servicios de Teledocumentación.

El mantenimiento de la base de datos y la asignación de perfiles forman parte del “Proceso Técnico de los Documentos”. Se realizan según lo establecido en los procedimientos “Gestión de la Organización Documental ” y “Normalización del Fichero Archivo General”. La información es almacenada, simultáneamente a la recepción formal de la documentación en el Archivo, de acuerdo con los perfiles definidos y con las restricciones de acceso que exija. Para la clasificación se utiliza el cuadro elaborado y mantenido por el Archivo General. La descripción se realiza de acuerdo con la principal normativa internacional en la materia, elaborándose unas instrucciones técnicas de trabajo internas que recogen las pautas a seguir en los aspectos formales y de contenido que las normas no definen. La introducción o modificación de pautas determina el cambio de versión de las instrucciones y exige la posterior revisión de la base de datos. Desde el año 2005, la revisión es bianual y está sujeta a compromiso de calidad.

Desde un punto de vista documental, el acceso a la base de datos se desarrolla intentando facilitar al máximo el acceso de los posibles usuarios, externos e internos, tanto en la política de gestión de contraseñas, la validación del usuario, o la presentación final de la información resultante de una búsqueda.

El diseño de los perfiles de usuario se realiza considerando, además del origen del usuario, el tipo de información que necesita y a la que puede tener acceso, o no. Se crean tantos perfiles de usuarios como son precisos, atendiendo a las diferentes necesidades informativas que puede tener un conjunto de usuarios tan heterogéneo. El perfil opac, responde al de un usuario que sólo tiene acceso a la información pública. Los usuarios autorizados a la consulta de información restringida responden a los diferentes perfiles corporativos previamente definidos. En las dos posibilidades de conexión, el acceso es directo y la consulta se inicia directamente puesto que la validación se realiza automáticamente.

El diseño de los perfiles de formatos para la presentación final de la información se realiza bajo dos premisas: la orientación al usuario y la revisión continua. Se intenta ofrecer la información normalizada, precisa, pertinente y útil en respuesta a la consulta aunque ello suponga, en ocasiones, velar una parte de la información almacenada en el momento de la descripción; y se realizan cuantas modificaciones se estiman necesarias en el momento en que se detecta una posibilidad de mejora.

Con este proyecto, el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha, potencia la consulta de la información administrativa universitaria; facilita el acceso a la documentación universitaria y la gestión administrativa corporativa; garantiza la protección y seguridad de los datos y el derecho de acceso a la información administrativa.