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Difusión Informativa

Panorama de los archivos universitarios en la Red: El mapa web de archivos de universidades españolas (2003)

GIL GARCÍA, Pilar
Panorama de los archivos universitarios en la Red: El mapa web de archivos de universidades españolas.
Texto del artículo publicado en Archivos Universitarios e Historia de las Universidades , 2003, p. 153-166.

1. El Mapa Web de Archivos de Universidades Españolas.

El "Mapa Web de Archivos de Universidades Españolas" es un producto informativo que el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha (Ciudad Real, España) ofrece a la comunidad universitaria en general y a la profesional, en particular, a través de su página web http://www.uclm.es/archivo/

El “Mapa Web” es un mapa de enlaces que permite conectar con las páginas web de los archivos universitarios españoles (estrella verde) o, en los casos que no disponen todavía de ella, con la dirección electrónica correspondiente (estrella roja)*¹.

La publicación del "Mapa Web" fue uno de los objetivos marcados y alcanzados el año pasado por el Archivo General de la UCLM en su faceta de centro de difusión de recursos informativos, característica que le singulariza en el ámbito archivístico universitario.

Figura nº 1 Mapa Web de Archivos Universitarios Españoles 2001.

Conscientes de la rápida obsolescencia de la información electrónica y de la necesaria difusión de la publicación o actualización de las páginas web que es preciso hacer en cualquier ámbito, este mapa de enlaces nació con la única pretensión de dar una visión puntual e inmediata de la localización geográfica de los archivos universitarios, y facilitar el rápido acceso a la información que facilitan a través de sus web.

La primera edición del “Mapa Web” se publicó en el mes de junio del año 2001. Tal como indica su título, nace, pues, con fecha de caducidad. Ha pasado casi un año desde entonces y ha llegado el momento de publicar una nueva edición del “Mapa Web”*².

En el mes de mayo del presente año, se ha procedido a la actualización de los enlaces con el fin de publicar la edición del “Mapa Web 2002”, que se realizará el próximo mes de junio*³.

Figura nº 2. Mapa Web de Archivos Universitarios Españoles 2002.

En un año, tres archivos universitarios han estrenado página web –en total 30- y un nuevo archivo universitario se ha incorporado al mapa con lo cual la cifra de este tipo de archivos asciende a 38 *⁴.

Simultáneamente a la actualización del Mapa, partiendo de él y utilizándolo como herramienta de búsqueda, se ha desarrollado el análisis de los recursos informativos que allí se ofrecen; los objetivos perseguidos, la metodología seguida, los resultados obtenidos y las conclusiones finales del mismo son los que se recogen y se presentan en esta comunicación.

2. Objetivos.

Este trabajo es un claro ejemplo de lo que muy bien se podría definir como literatura efímera; la velocidad y la mudanza de la oferta informativa que ofrece Internet así lo determina. Nos hemos asomado a la ventana web y, desde allí, hemos localizado la información/servicios, que nuestros archivos universitarios, vierten en la Red, conscientes de que, en unos días, quizá horas, el río informativo que contemplábamos, como el de Heráclito, ya no será el mismo.

Conscientes de estas circunstancias, dejando al margen deliberadamente el análisis de los aspectos relacionados con el diseño y arquitectura de las páginas web*⁵, nuestro objetivo ha sido analizar el contenido de las páginas web de los archivos universitarios desde una doble perspectiva: desde el punto de vista del uso, determinar el grado de implantación y uso que se hace de las páginas web como herramientas de difusión al servicio de los archivos. Y, desde el punto de vista de la oferta informativa, determinar el tipo de información o qué productos informativos son los que los archivos universitarios difunden a través de Internet. Todo ello con el fin de obtener una visión general del panorama archivístico universitario de nuestro país que se ofrece en la Red.

En otras palabras, queremos ofrecer la imagen que ofrecen los archivos universitarios españoles en Internet en el presente más inmediato; el equivalente a una fotografía de conjunto que no pretende más que congelar la imagen que se cuela por el objetivo, sin más pretensiones.

Por ello, aunque hubiera sido posible, desde una perspectiva diacrónica, establecer términos comparativos entre los resultados de nuestro estudio y los obtenidos por otros trabajos equivalentes, realizados en el ámbito de los archivos municipales*⁶ o estatales*⁷, hemos optado por mantener nuestro análisis en el terreno de los valores absolutos.

Por otra parte, nada queda más lejos de nuestra intención que establecer listas de “top” o de poner el acento en cuestiones que están en la mente de todos y que, por evidentes, no precisan de mayor demostración como, por ejemplo, la dificultades que están teniendo los archivos -universitarios o no- en incorporar las tecnologías de la información y de la comunicación a sus procedimientos de trabajo y a su oferta de servicios, o las diferencias radicales que, en el ámbito de la tecnología aplicada, existen entre los archivos y otros centros de información.

3. Metodología.

3.1. Campo de estudio.

El campo de estudio quedó restringido a los archivos de universidades españolas que ofrecen información en Internet. En total, suman un número de 30, correspondientes todos ellos a universidades de titularidad pública*⁸.

Quizá este estudio resultaría más completo si hubiera sido posible abarcar una muestra más amplia, realizando, desde una perspectiva sincrónica, la evaluación de la presencia en la red de diferentes tipos de archivos; pero este objetivo, más ambicioso, hubiera excedido los límites de una sencilla comunicación.

Como poder, se hubiera podido incluso, con dificultad, establecer cierta comparación general con otros centros de información, salvando las diferencias entre unos y otros, y llegar a conclusiones más que evidentes, pero, como queda escrito más arriba, ese no era nuestro objetivo.

3.2. Fechas del estudio.

El estudio se realizó en el mes de mayo del año 2002.

3.3. Localización de la muestra.

La localización de las páginas web se hizo mediante navegación manual en los “websites” de las universidades españolas incluidas en el directorio de enlaces que ofrece la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas (CRUE), a través de su página web http://www.crue.org, y en el cual se incluyen tanto las universidades públicas como privadas.

La navegación manual ofrece algunas dificultades y cierto margen de error. En ocasiones, no es sencillo llegar a las páginas destinadas por la institución a su archivo; a veces, más que navegar se bucea, y otras veces se atraca en la página web de la biblioteca universitaria correspondiente, en alguna de las cuales, el archivo no pasa de ser una pura mención "de titularidad". Por todo ello, a pesar de la exhaustividad de la búsqueda, siempre es posible que alguna página haya podido quedar al margen de nuestro estudio*⁹.

Todas las páginas web que ofrecían información sobre el archivo de la institución, aunque fuera la mera cita de su existencia o un simple acceso a una dirección electrónica, quedaron enlazadas al mapa web de archivos universitarios y, a partir de ahí, se procedió a cuantas conexiones fueron precisas para analizar sus contenidos informativos.

3. 5. Indicadores de contenido.

Tras valorar las tablas de indicadores utilizadas en otros estudios similares ya citados*¹⁰, las cuales nos fueron de gran utilidad, se diseñó una primera tabla de indicadores de contenido.

A partir de ella, se realizó una primera recogida de datos que sirvió, además, para introducir nuevos indicadores que se consideraron relevantes para el estudio.

A continuación, se recoge la tabla de los indicadores de contenido utilizados:

4. Resultados.

Los resultados obtenidos se ofrecen a continuación en forma gráfica acompañada, en cada caso, de un breve comentario.

En primer lugar, con el fin de obtener unos datos generales se contabilizó el número de universidades españolas según su titularidad, pública o privada, (figura nº 4) y de archivos universitarios, según la titularidad de la institución. (figura nº 5).

Los resultados dejan claro el predominio del número de universidades públicas sobre el de las privadas y del número de los archivos universitarios públicos sobre los privados.

Figura nº 4. Distribución de las universidades españolas según su titularidad.

Figura nº 5. Distribución de los archivos universitarios españoles según su titularidad.

A continuación se procedió a contabilizar el número de archivos universitarios que ofrecen información a través de páginas web considerando, además, su titularidad; los resultados se ofrecen en la figura nº 6 y dejan clara, de nuevo, las diferencias de situación existentes entre el ámbito público y el privado: todas las páginas web localizadas corresponden a archivos universitarios públicos.

Figura nº 6. Distribución de los archivos universitarios españoles con y sin página web

Otro factor que se tuvo en cuenta en nuestra recogida de datos fue la autonomía o integración de la página web juntos con otros servicios universitarios; los resultados, como es lógico, reflejan la integración del archivo y la biblioteca en la institución universitaria (figura nº 7) que todavía está vigente en un buen número de ellas.

Figura nº 7. Distribución de páginas web de archivos universitariossegún su dependencia.

Finalmente, se procedió a evaluar los contenidos informativos de las páginas web de acuerdo con los indicadores antes relacionados siendo los resultados los que se ofrecen en las figuras nº 8 y nº 9.

Figura nº 8. Gráfico de contenidos de información webde archivos universitarios españoles.

Figura nº 9. Distribución porcentual de información web por indicadores de contenido.

5. Conclusión: Panorama de los archivos universitarios españoles en la Red.

A continuación se resumen, a modo de conclusión, una serie de aspectos que nos sirven para esbozar el panorama de los archivos universitarios en la Red:

• Predominio absoluto de los archivos universitarios públicos en Internet. Si bien es cierto que las universidades privadas son inferiores en número, y de reciente creación en su mayor parte, los escasos archivos universitarios privados no se han incorporado todavía a la Red.
• En el ámbito público, hay una más que aceptable participación de los archivos universitarios en Internet y la nota dominante es la variedad en cuanto al volumen y tipo de contenidos de las páginas web analizadas.
• Se puede considerar que las páginas web han sido rápidamente aceptadas como herramientas de difusión por parte de los archivos universitarios y que su grado de implantación, ya alto, irá en aumento. Esto es una muestra más del dinamismo en alza que vienen mostrando los archivos universitarios en los últimos años, y de su capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias del mercado informativo.
• La distribución de los contenidos nos muestra el predominio de la información web sobre la oferta de servicios en línea.
• La página web se utiliza, en términos generales, como instrumento de difusión de la información que, hasta ahora, se realizaba por otros medios convencionales.
• Se ofrece principalmente información de tipo referencial estable o deliberadamente estable, que no exige permanente actualización o actualización periódica,por lo cual la obsolescencia de la información no es muy elevada.
• Se detectan los primeros estadios de aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación a los procedimientos y servicios del archivo: acceso a bases de datos, gestión electrónica de solicitudes, etc.
• Se refleja una incipiente tendencia a la normalización en materia de descripción incorporándose a las páginas web descripciones realizadas de acuerdo con la ISAD (G), la mayor parte de ellas a nivel de fondo.
• Se detecta el progresivo uso que se hace de la página web como medio de difusión de los recursos informativos electrónicos, tanto de elaboración propia como ajena.
• Se constata una tendencia a la implantación la página web como una herramienta de difusión del archivo, concebido éste como un centro de información abierto a las nuevas posibilidades que ofrece a la gestión archivística la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación,*¹¹ o como herramienta de desarrollo de estrategias de marketing*¹²

Pilar Gil García
Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha

*¹ Todos los archivos universitarios disponían como mínimo de una dirección electrónica salvo uno; en éste caso, por su excepcionalidad, se decidió ofrecer los datos mínimos habituales de contacto.

*² Lógicamente, los enlaces sí que se han revisado periódicamente para evitar conexiones fallidas durante el tiempo que el mapa ha estado accesible a través de la Red.

*³ El “Mapa Web” se editó, como estaba previsto, en el mes de junio de 2002. Posteriormente, en el mes de octubre, se estimó necesario realizar una 2ª edición cuya imagen se incorpora para mayor información. Obviamente los datos del estudio están referidos a la primera edición pero las conclusiones finales mantienen su validez.

*⁴ En todas las universidades existe el conjunto de fondos documentales que conforma su archivo universitario pero no todas las universidades cuentan con el Servicio de Archivo Universitario, encargado de la gestión documental de la institución que, genéricamente, recibe el mismo nombre.

*⁵ A pesar del indudable interés que ofrece el análisis de la tecnología aplicada al diseño web, se ha prescindido de su evaluación por considerar que, por lo general, éstos aspectos técnicos no dependen tanto de los Servicios de Archivo como de los Servicios Informáticos, siendo el reflejo del desarrollo tecnológico general de la institución. Por el contrario, el contenido informativo de la web sí que suele estar desarrollado por los archivos, por lo cual sirve para nuestros fines.

*⁶ Olga Cuadrado Fernández y David Gómez Domínguez. Los archivos municipales españoles en línea: evaluación del contenido de sus web en Actas de las IV Jornadas de Archivos Electrónicos, Priego de Córdoba, 2001 pp. 64-71.

*⁷ Sergio Ruiz Pérez, Francisco Jesús Martín Fernández y Estela Plasencia Rodríguez. Evaluación de sitios web de Archivos Nacionales e Histórico Provinciales españoles en III Congreso de la Asociación de Archiveros de Andalucía "Sistemas de Información: El Archivo, gestión integrada y de calidad" Revista TRÍA nº 6, 1999, pp. 165-174.

*⁸ Como se dirá más adelante, se ha incluido en el estudio cualquier información sobre el correspondiente archivo universitario, por mínima que ésta fuera, siempre que estuviera publicada en Internet. Es posible que algún archivo ofrezca información o servicios restringidos a través de la Intranet institucional; obviamente, aquellos quedan fuera de nuestro conocimiento y, en consecuencia, de nuestrocampo de estudio.

*⁹ Por estos mismos motivos no se utilizaron buscadores, y, puesto que no se evalúan los aspectos técnicos de las web, tampoco fue necesario emplear determinadas aplicaciones informáticas que permiten evaluar la estructura de las páginas web automatizadamente aunque exigen posteriormente la navegación manualpor las dificultades que conlleva su uso. Ver al respecto el trabajo de Carmen Arellano [et al.] Análisis de la estructura de sitios web: el caso de las Bibliotecas Universitarias Andaluzas en 2as. Jornadas Andaluzas de Documentación "Nuevos Mercados, Nuevos Usuarios", 1999 pp.39-50.

*¹⁰ Ver Olga Cuadrado Fernández y David Gómez Domínguez. Los archivos municipales españoles en línea ... p.68 ; y Sergio Ruiz Pérez, Francisco Jesús Martín Fernández y Estela Plasencia Rodríguez. Evaluación de sitios web de Archivos Nacionales... p.171.

*¹¹ Ver al respecto el interesante artículo de Consuelo de las Mercedes Martín Vega. "Los recursos de Internet y su aplicación a los archivos" en Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios nº 48, 1997, p.17-30

*¹² Un enfoque teórico sobre este tema se encuentra en el artículo de Pablo Lara Navarra y Antonio Ruiz Rodríguez. "La difusión de la información en los archivos: páginas web" en III Congreso de la Asociación de Archiveros de Andalucía "Sistemas de Información: El Archivo, gestión integrada y de calidad" Revista TRÍA nº 6, 1999, pp. 151-163. Y unenfoque práctico en la Pilar Gil García. "Tejiendo Archivos: Lo que la www puede hacer por un archivo"en Revista Biblios nº 10 2001 http://www.biblios.com, ponencia presentada al Seminario Virtual de Marketing de Servicios Informativos (noviembre-diciembre 2001).