Universidad de Castilla~La Mancha

Universidad de Castilla-La Mancha

Usted está en: Inicio > Archivo Universitario > Difusión Informativa > La gestión de las tesis doctorales (2003)

Difusión Informativa

La gestión administrativa electrónica de las tesis doctorales en la Universidad de Castilla-La Mancha (2003)

GIL GARCÍA, Pilar; GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, Sagrario; HERNÁNDEZ RABILERO, Luisa Mª
La gestión documental de las tesis doctorales en la Universidad de Castilla-La Mancha.
Texto de la comunicación presentada en las III Jornadas Andaluzas de Documentación JADOC03. Publicada en Organizaciones electrónicas. Situación actual y perspectivas de la e-documentación, 2003, p. 36-41.

Resumen:

La aplicación informática TESIS fue desarrollada por los Servicios Informáticos de la Universidad de Castilla-La Mancha en el año 1998, a propuesta del Archivo General Universitario, en colaboración con la Secretaría General y el Vicerrectorado de Ordenación Académica. La aplicación permite realizar, compartida y automatizadamente, la gestión administrativa de las tesis doctorales presentadas en la institución. Mediante TESIS se controla el trámite y la localización física de la tesis doctoral a lo largo de todo el procedimiento para su lectura, desde el trámite de presentación al de archivo, incluyendo además otras posibilidades como es el análisis del contenido o la información relativa a la posterior publicación de estos trabajos de investigación.

Introducción.

TESIS es la aplicación informática que permite controlar la gestión administrativa y documental de las tesis doctorales presentadas en la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante, UCLM) pero, sobre todo, TESIS es la herramienta que ha permitido desarrollar una experiencia de gestión electrónica compartida de la información administrativa con el fin de simplificar y facilitar el procedimiento y trámite de lectura de tesis doctorales en aras de mejorar la calidad final del servicio ofrecido.

En el año 1997, el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante, AGU), recibió, entre los primeros fondos documentales incorporados, las remesas de tesis doctorales que, desde el año 1990, habían sido leídas en la institución y se custodiaban en la Secretaría General.

Partiendo de la premisa de que las tesis doctorales son parte integrante de los denominados, valga la redundancia, expedientes de lectura de tesis doctorales y reconociéndoles un doble valor administrativo y científico, quedaba claro que el proceso técnico de unas y otros debía adaptarse, satisfaciéndolas, a las necesidades informativas de sus potenciales usuarios, tanto internos como externos, y a las propias exigencias técnicas del AGU.

En sus inicios, la incipiente gestión documental e informativa del AGU se realizaba de forma tradicional aunque, simultáneamente, se daban los primeros pasos para su futura automatización que sería una realidad apenas tres años después. Pero en aquel año, 1998, se atravesaba esa primera fase en la cual se valora la conveniencia bien de desarrollar una aplicación informática propia por parte de los Servicios Informáticos institucionales, bien de adquirir una aplicación informática comercial en un mercado que por aquel entonces, dicho sea de paso, no ofrecía productos que permitieran al AGU alcanzar los objetivos fijados a medio plazo.

En este contexto, el control administrativo y documental de unos materiales tan valiosos, como son las tesis doctorales, exigía una respuesta inmediata y poder disponer de una herramienta informática que permitiera gestionarlos. No hubo duda: un desarrollo institucional propio era, sin duda, la mejor opción puesto que la aplicación informática debería adecuarse a la filosofía del uso compartido de recursos informáticos e informativos por parte de dos órganos de gobierno - la Secretaría General y el Vicerrectorado de Ordenación Académica- y un servicio universitario - el AGU -que son, por así decirlo, las tres unidades administrativas, implicadas en el procedimiento de la lectura de las tesis doctorales. En este sentido, TESIS responde a unas necesidades tan diversas y específicas y ofrece la posibilidad de adaptación, flexible e inmediata, a los cambios o las nuevas necesidades que pudieran plantearse.

Así fue como desde el AGU, en colaboración con la Secretaría General y el Vicerrectorado de Ordenación Académica, se procedió al estudio de las necesidades informativas, primero, y de los correspondientes contenidos, después, que deberían, convenientemente traducidos a campos, conformar los registros de la base de datos, mientras que como es lógico, los Servicios Informáticos se encargaban de su diseño, desarrollo y mantenimiento.

El AGU, como responsable de la custodia de las tesis doctorales, recoge todas las tesis que han sido leídas en la UCLM y facilita la gestión de las mismas con la finalidad de poder ofrecer dicha información tanto a los miembros de la comunidad universitaria como a los investigadores y particulares que lo soliciten por el cauce administrativo establecido. A tales efectos, TESIS proporciona tanto la información bibliográfica como académica necesarias.

El Reglamento del Archivo General Universitario de 1998, aprobado por la Junta de Gobierno de la Universidad, establecía en el artículo 24 que la responsabilidad y sede de la base de datos de tesis doctorales correspondería al AGU: “Asimismo, el Archivo General será la sede de la Base de Datos de Gestión de Trabajos de Investigación en la cual se recopilará información sobre las tesis doctorales, proyectos fin de carrera y documentos afines, realizados en la Universidad de Castilla-La Mancha”.Finalmente, en el presente año 2003, se ha implantado en la Universidad de Castilla-la Mancha un Plan de Seguridad Informática quedando encomendada la responsabilidad de la base de datos TESIS a la Secretaría General de la UCLM y su gestión al AGU.

Dejando las cuestiones técnicas e informáticas al margen, nos centraremos en los aspectos documentales e informativos de la experiencia desarrollada en estos cinco años.

La aplicación informática Tesis.

Funciones:

Las funciones de la aplicación informática TESIS se pueden resumir, atendiendo a la finalidad que cumplen en lo que hemos convenido en denominar unidades administrativas, del siguiente modo:

Secretaría General:

  • Registro de tesis doctorales admitidas a trámite para su lectura.
  • Control del trámite de exposición pública y lectura de tesis.
  • Control de la remisión al AGU para su archivo.

Vicerrectorado de Ordenación Académica:

  • Control de la tramitación y contenido de las tesis doctorales.
    • <

    Archivo General Universitario:

    • Control de la transferencia y recepción de las tesis doctorales.
    • Control del almacenamiento de las tesis doctorales.
    • Control del almacenamiento de los expedientes de lectura de tesis doctorales.
    • Control de la información contenida en las tesis doctorales.
    • Control de la publicación de las tesis doctorales.
    • Control de la consulta de las tesis doctorales.

    Estructura:

    La aplicación informática TESIS se estructura en tres menús denominados Tesis Doctorales, Mantenimientos y Listados.

    El menú Tesis Doctorales permite acceder tanto a la Gestión de Tesis Doctorales como, con la correspondiente autorización, a la Gestión de Perfiles de Usuario y algunas funcionalidades relacionadas con estos.

    El menú Mantenimientos permite gestionar una serie de tablas que facilitan la normalización del almacenamiento de información repetitiva, y el almacenamiento de información propiamente dicho, en determinados campos de la base de datos, siendo la denominada Materias la más importante desde el punto de vista documental.

    Finalmente, el menú Listados es el que ofrece la posibilidad de obtener informes impresos combinando las posibilidades de la búsqueda documental con la inclusión de la información que se precise de acuerdo con las necesidades del usuario.

    Centramos ahora nuestra atención en la estructura de la base de datos, propiamente dicha, a la cual se accede a través de la opción Gestión de Tesis Doctorales.

    Al activar esta opción el monitor nos muestra un interfaz, en donde se activan los comandos habituales en este tipo de aplicaciones que permiten moverse, editar, añadir, eliminar, buscar o imprimir registros.

    Dos campos aparecen destacados: uno es el denominado Nº de Entrada, que corresponde a un número que asigna la aplicación secuencialmente y otro el denominado Nº de Registro que es el asignado a la tesis doctoral en el momento de su depósito en Secretaría General. Creemos innecesario razonar la importancia de estos dos campos pero prueba de ella es que siempre permanecerán a la vista.

    El resto de los campos se estructuran mediante un sistema de pestañas cuya leyenda, bastante explícita, nos orienta acerca de su funcionalidad y a quien sirve. La primera pestaña denominada Secretaría General es la que aparece activada por defecto al activar la base de datos.

    En ella se recogen los datos de título, autor, departamento y centro docente relacionados, fechas de los trámites y curso académicos, y volumen de la tesis. A continuación, si activamos la pestaña Directores, obtendremos los datos correspondientes a estos. En tercer lugar aparece una pestaña titulada Comisión de Doctorado en donde nos aparecen dos campos: el primero denominado Resumen de la Tesisno necesita de más explicación salvo que el resumen que ahí queda almacenado es el mismo que se remite con destino a la base de datos TESEO, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte; el segundo Observaciones es el típico campo "cajón de sastre", de uso general, tan útil como necesitado de cierto control periódico para normalizar la expresión de los contenidos o determinar su traspaso a nuevos campos estables.

    Finalmente, en la pestaña Archivo General se recogen los datos archivísticos y documentales de los que nos ocuparemos más detenidamente en el epígrafe de tratamiento archivístico y la gestión documental de la tesis doctorales.

    Trámite administrativo de las tesis doctorales.

    El artículo 1 del Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el Tercer Ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del Título de Doctor y otros estudios de postgrado, establece, entre los requisitos necesarios para acceder al grado de Doctor, la necesidad de “presentar y aprobar una tesis doctoral consistente en un trabajo original de investigación”. Esto indica que las tesis doctorales son documentos integrantes de otros documentos más amplios, los expedientes de lectura de tesis doctorales que están formados por todos los documentos necesarios para “proceder a la presentación y lectura de una tesis doctoral con el fin de acceder al grado académico de Doctor”.

    Los expedientes de lectura de tesis doctorales están regulados por una normativa concreta, entre la que cabe destacar la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, el ya citado Real Decreto 778/1998, los Estatutos de la UCLM, aprobados por Decreto 160/03 de 22 de julio, y las Normas Reguladoras de los Estudios de Tercer Ciclo de la UCLM, aprobadas por Junta de Gobierno de 19 de octubre de 1999.

    Esta normativa indica qué procedimiento se debe seguir y qué unidades administrativas tienen que intervenir en la tramitación de los expedientes y, por tanto, de las tesis desde su presentación hasta su archivo. El artículo 8 del Real Decreto778/1998 y la Sección Cuarta de las Normas Reguladoras de los Estudios de Tercer Ciclo de la UCLM establecen que las unidades administrativas encargadas de la admisión a trámite de lectura de la tesis doctoral son la Comisión de Doctorado, dependiente en la UCLM del Vicerrectorado de Ordenación Académica, y la Secretaría General. Estos dos órganos son, junto con el AGU, los impulsores de la creación de la base de datos TESIS y los que resultan más beneficiados en su trabajo por la gestión electrónica de las tesis doctorales, que les permite conocer en qué momento del trámite se encuentra cada expediente.

    La admisión a trámite de una tesis doctoral se inicia con la presentación de la misma en la Comisión de Doctorado y con el depósito de los ejemplares en Secretaría General para que pueda ser examinada por los Doctores. Es en este momento cuando empieza la gestión electrónica de las tesis, puesto que Secretaría General es la que comienza a introducir en TESIS los datos básicosde la tesis doctoral que servirán para identificarla.

    La Comisión de Doctorado es el órgano encargado por la legislación de organizar la lectura de la tesis doctoral y de remitir al Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, y a la Consejería de Educación de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, la ficha de tesis doctoral. Los datos introducidos porSecretaría General le permiten cumplir la primera función, y con los introducidos por la propia Comisión de Doctorado se puede acceder rápidamente a la ficha de tesis doctoral, elaborada una vez aprobada la tesis.

    Cuando el trámite de lectura y aprobación de la tesis doctoral ha concluido, Secretaría General envía un ejemplar de la misma al AGU para que proceda a su archivo definitivo e introduzca los datos necesarios para cumplir sus funciones, tales como la fecha de transferencia, la signatura, la signatura del expediente, si ya ha sido transferido, la materia, etc. A partir de ese momento Secretaría General y Comisión de Doctorado dan por finalizado su control sobre la tesis, puesto que ya han cumplido con el procedimiento establecido por la legislación, y solamente utilizarán la base de datos para consultas eventuales. Sin embargo, el AGU aún tendrá una labor de mantenimiento muy importante que cumplir.

    El AGU, al utilizar la base de datos para controlar la consulta y publicación de las tesis doctorales, ha de revisarla y actualizarla constantemente con los datos relativos a estas cuestiones. Además de todo esto, el AGU, como gestor de la base de datos TESIS , es el encargado de elaborar las instrucciones técnicas de almacenamiento de datos, y de revisar y subsanar los posibles errores cometidos. En este sentido, se acordó, entre todas las unidades administrativas afectadas, elmodo en que los datos debían cumplimentarse, la tipografía, el uso de mayúsculas y la normalización de las expresiones más usuales.

    Gestión documental y tratamiento archivístico de las tesis doctorales

    El acceso a la base de datos TESIS se realiza desde la plataforma informática Aplicaciones de Gestión Integrada de la Universidad. Gestión Documental es una de ellas y es la que soporta TESIS.

    Desde Gestión de Tesis Doctorales se abre una ventana con las pestañas de identificación de usuarios autorizados y la petición de su contraseña correspondiente. El acceso está restringido a las personas encargadas de actualizar e introducir los datos. Una vez que se nos permite la entrada desde el icono de Gestión de Tesis Doctorales accedemos a la ficha del primer registro.

    Las operaciones de búsqueda nos permiten recuperar el registro que precisemos por los principales campos que lo conforman: número de entrada, número de registro, materia, datos del autor, ISBN, signatura, etc. Lo más habitual es realizar la búsqueda por los datos del autor. Pero en el caso de que deseemos saber las diferentes tesis que contiene una unidad de instalación la búsqueda la haremos por signatura.

    El AGU es el encargado de la actualización de los datos archivísticos y de publicación. Como queda dicho, la introducción de datos en TESIS se lleva a cabo de forma compartida entre las diferentes unidades administrativas que participan en la gestión, difusión y custodia de las tesis doctorales de la UCLM. Así Secretaría General, Comisión de Doctorado y Archivo General dan nombre a las distintas ventanas de la base de datos. Cada unidad se encarga de cumplimentar los datos albergados en los diferentes campos que le corresponden.

    La información que gestiona el AGU es la relacionada con:

    Datos de Publicación:

    Se introduce el ISBN y si la tesis ha sido publicada por la UCLM. Los datos de publicación se obtienen del Catálogo de Servicio de Publicaciones de la UCLM y de la base de datos del ISBN. Para comprobar si alguna tesis leída ha sido publicada en el último año, se consultan anualmente.

    Datos de Gestión Documental:

    Se asignan y se mantienen los encabezamientos de materia basándonos en la Lista de Encabezamientos de Materias de la Red de Bibliotecas del CSIC. La asignación de encabezamientos de materias está en relación con el Departamento al que pertenece la tesis, ya que elaborar un índice más exhaustivo llevaría a la dispersión de las materias que pudieran ser recuperadas por pertinencia con una disciplina. Así mismo, se adaptan las materias al área científica de los Departamentos; de este modo si una materia de tesis no puede ser incluida en un área, se opta por un descriptor más general para que existan más posibilidades de recuperación. Por ello, no se ha considerado necesario el uso de subencabezamientos que precisen más las materias debido a la corta relación de las mismas y su carácter general aunque en un futuro podrían ser necesarios, debido al multidisciplinariedad yespecialización del fondo de tesis doctorales.

    El mantenimiento de las materias queda activado al seleccionar en el menú de Mantenimientos la opción Materias. Para la creación de nuevas materias seleccionamos Materia cuando lo que queremos incluir es el número que le vamos a asignar y Descripción para incluir el encabezamiento asignado.

    Datos de Proceso Técnico Archivístico:

    Se refieren a la fecha de alta en el AGU, la signatura de la tesis y la signatura del expediente de lectura de tesis doctoral. La signatura de la tesis es un número currens asignado por el AGU a las unidades de instalación por orden de recepción de tesis.

    Las tesis doctorales forman una colección facticia dentro del AGU. Por ello, su numeración es exclusiva e independiente del resto de los fondos del AGU. Los motivos por el que se determinó formar esta colección de tesis doctorales fueron las especiales medidas de conservación que exigen sus características físicas; su consideración como documentos especiales dentro de la Universidad por su carácter científico, original y, en ocasiones, inédito, y su transferencia no simultánea a la del correspondiente expediente de lectura de tesis doctoral. Por esto último, la signatura del expediente, que es también un número currens dentro del fondo del Archivo del Campus de Ciudad Real, se relaciona con el de la tesis doctoral en TESIS, proporcionando la información necesaria que permite elaborar la tabla de concordancia.

    Datos de Localización:

    Se corresponden con la ubicación de la tesis doctoral. La ubicación de la Tesis puede ser Secretaría General o Archivo General. Cuando la tesis es transferida por Secretaría General al AGU, se cambia la localización: se incluye la nueva y se elimina la antigua.

    Datos de Consulta:

    Permite la introducción de la fecha de consulta y persona que la realiza. Desde la pestaña Consultas se despliega la ventana que recogen los datos del usuario. Debido a la corta edad de esta Universidad y al gran número de tesis publicadas, las consultas a las tesis originales de la UCLM no son excesivamente numerosas.

    Estadísticas.

    Numero de tesis presentadas a trámite en la UCLM: 419

    Número de tesis custodiadas en secretaría general: 27

    Número de tesis custodiadas en el AGU: 392

    Número de tesis doctorales transferidas al AGU por años:

    • Año 1997 tesis 158
    • Año 1998 tesis 17
    • Año 1999 tesis 42
    • Año 2000 tesis 46
    • Año 2001 tesis 39
    • Año 2002 tesis 42
    • Año 2003 tesis 48

    En 1997 es cuando se produce el mayor ingreso de tesis, 158 en total, ya que entonces es cuando se produce la primera transferencia al AGU recién creado.

    Conclusiones

    Tal y como se va decantando la actividad investigadora dentro del mundo universitario, es imprescindible el acceso libre a todas las fuentes de información sobre tesis doctorales. La recuperación con una mayor rapidez es esencial para facilitar la comunicación científica. Por otro lado, de todos es sabido las dificultades que entraña la difusión y localización de este tipo de obras que pertenecen a la llamada literatura gris.

    TESIS es actualmente una herramienta de apoyo para la consulta y localización de las tesis doctorales de la UCLM, en un futuro será el medio imprescindible para el conocimiento del estado de la cuestión de la investigación de la Universidad de Castilla-La Mancha. Facilitará y activará una consulta más rápida y fluida para el intercambio del conocimiento científico de los investigadores. Por ello, la experiencia no puede considerarse como cerrada, aunque sí ciertamente estabilizada, puesto que se han detectado nuevas necesidades a las que es preciso dar respuestas; por poner un ejemplo, el control de ejemplares duplicados o la adaptación de la aplicación a la gestión de otro tipo de trabajos de investigación originales, inéditos y similares como son los proyectos fin de carrera.

    Sería conveniente además un esfuerzo especial, encaminado a agilizar el trámite administrativo de la solicitud de consulta de la tesis. El logro en la actualización de los datos y en la consulta de los mismos, no debe de verse mermado en ninguna de sus fases.

    La evaluación constante de la base de datos y de su eficacia, en cuanto a disponibilidad y acceso, debe ser una medida a adoptar. Es fundamental recabar la opinión de los usuarios con el fin de contrastar y subsanar aquello que pudiera, ocasionalmente, obstaculizar el acceso a esta importante información científica.

    Acuerdo de la Junta de Gobierno celebrada el 21 de diciembre de 1998, por el que se apruebael Reglamento del Archivo General de la UCLM (BOUCLM 2 enero 1999)

    Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el Tercer Ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del Título de Doctor y otros estudios de postgrado (BOE 1 mayo 1998)

    Grupo de Identificación y Valoración de Series Administrativas de Archivos de Universidades. Tipología documental de Universidades: propuestas de identificación y valoración. Cuenca: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Castilla-La Mancha, 2002, p. 47.

    Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades(BOE 24 diciembre 2001)

    Decreto 160/2003, de 22 de julio, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Castilla- La Mancha (DOCM 24 julio 2003)

    Acuerdo de la Junta de Gobierno celebrada el 19 de octubre de 1999, por el que se aprueban las Normas Reguladoras de los Estudios de Tercer Ciclo de la UCLM (BOUCLM 2 noviembre 1999)

    Para consultar el trámite completo, ver Grupo de Identificación y Valoración de Series Administrativas de Archivos de Universidades, ref. 3, p. 43-51.

    http://www.uclm.es/publicaciones

    http://www.mcu.es/bases/spa/isbn/ISBN.html

    Consejo Superior de Investigaciones Científicas. Lista de encabezamientos de materia de la Red de Bibliotecas del CSIC. Madrid: CSIC, 1995.