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Difusión Informativa

El Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha: un reto y una oportunidad (2001)

GIL GARCÍA, Pilar
El Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha: un reto y una oportunidad.
Texto del artículo publicado en Anaquel , 2001, n. 16, p. 20.

En el año 1996, la Universidad de Castilla-La Mancha decidió poner en funcionamiento el Servicio de Archivo, recogido en el texto de sus primeros Estatutos, aprobados en el año 1991.
Se partía de la nada porque, desde la creación de la UCLM, en 1985, no se había realizado ninguna actuación archivística ni sobre los fondos documentales propios, ni sobre los archivos de los centros docentes, que habían existido, vinculados a otras Universidades, hasta su adscripción a la Universidad Regional.

Así, en 1996, nos encontramos con la oportunidad y frente al reto de diseñar un centro de información que, respondiendo y adaptándose a las circunstancias de un entorno en permanente y veloz cambio, cumpliera con las funciones de archivo pero, al mismo tiempo, dispusiera de la capacidad suficiente para diversificar la oferta de servicios informativos siendo capaz, en definitiva, no sólo de responder sino también de generar demandas de información.
Han transcurrido tan sólo cinco años y se puede decir con la satisfacción de quien ha trabajado en ello, por y para ello, que el Archivo General Universitario goza ya del dinamismo suficiente para dar respuestas no sólo a la comunidad universitaria sino también la comunidad profesional y, en último extremo, a la sociedad en que aquellas se insertan.

Durante estos cinco años, el Servicio de Archivo se ha articulado sobre la base de una sólida planificación y gracias a la aplicación de las nuevas tecnologías de la información.
Era imposible llegar donde estamos ahora mismo, y allí donde pretendemos llegar en el futuro, sin contar, desde un punto de vista interno, con una aplicación informática que nos permitiera la gestión integral del servicio, capitalizando en nuestro favor las posibilidades de las comunicaciones electrónicas y la Intranet institucional : la tenemos con “Albalá. Sistema Integrado de Gestión de Centros Archivísticos”, de la empresa Baratz.

En este mismo sentido, desde una perspectiva externa, nuestra página web (www.uclm.es/archivo/) es el instrumento fundamental e imprescindible que nos permite la difusión de la oferta de servicios del Archivo Universitario, así como el desarrollo de acciones de cooperación profesional, en el espacio virtual de Internet. Aprovechando la versatilidad que una herramienta de este tipo ofrece, el Archivo General de la UCLM facilita el acceso a un completo conjunto de recursos informativos en materia de archivos y documentación que es actualizado mes a mes.

En la web se incluye: información general sobre normativa, fondos y servicios propios, mapa de archivos universitarios, lista de distribución “Archivalia”, especializada en archivos universitarios; calendario de cursos y reuniones profesionales, directorio de archivos, asociaciones profesionales y conferencias de archiveros; enlaces con revistas electrónicas y bases de datos especializadas en Archivística y Documentación; servicio de alerta de novedades editoriales y de sumarios digitalizados de revistas de archivística, ...

Y por supuesto, en estos años de desarrollo, también se ha tenido en consideración la aplicación de pautas de funcionamiento y control interno del propio archivo que son las que posibilitan y canalizan las oportunidades de mejora continua en nuestro quehacer cotidiano y, en definitiva, del servicio que se ofrece.

Hoy por hoy, el Archivo General de la Universidad de Castilla-La Mancha se consolida en el campus de Ciudad Real atento al siguiente objetivo a cumplir: poner en funcionamiento los correspondientes servicios de archivo en los campus de Albacete, Cuenca y Toledo. Y, como siempre, con la mirada puesta más allá, en nuestro objetivo final: el desarrollo total del Sistema de Archivos Universitario de Castilla-La Mancha, definido en el Reglamento de 1998.